Implementatie EPD/ECD

Implementatie EPD/ECD

De implementatie van een nieuw EPD/ECD heeft veel voeten in de aarde. In de voorbereidende fase is het zaak dat de wensen van de eindgebruikers juist worden vertaald. Tijdens de implementatiefase (go-live) is ondersteuning in de vorm van floorsupport en helpdesk onmisbaar. In de nazorgfase staan continue doorontwikkeling en contact met de eindgebruikers centraal. Alle drie de fasen zijn cruciaal en verdienen evenveel aandacht. 

Voorbereiding, go-live en monitoring

In de afgelopen jaren zijn veel zorginstellingen overgestapt naar een nieuw Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) of Elektronisch Cliënten Dossier (ECD). Deze verandering heeft veel impact op de gehele organisatie, van de werkvloer tot de financiële afdelingen. Een nieuw EPD/ECD levert voordelen op, maar aan het implementatietraject kleven ook financiële en organisatorische risico’s. Voor een succesvolle overstap is aandacht voor de verschillende fasen van de implementatie van groot belang, van voorbereiding tot nazorg.

Wat brengt de overgang naar een nieuw EPD/ECD met zich mee?

Bij de overgang naar een nieuw EPD/ECD komt er veel af op de zorgadministratieve afdelingen. Denk hierbij aan:

  • een toenemend aantal vragen van eindgebruikers die nog niet bekend zijn met registratie in het nieuwe systeem;
  • een stijgend aantal registratiefouten dat opgelost dient te worden;
  • het herinrichten van bestaande werkprocessen omdat het nieuwe EPD/ECD hier vaak nog niet naadloos op aansluit en verdere inrichting EPD/ECD op bestaande werkprocessen;
  • de signalering van uitzonderingen en risico’s die in het huidige systeem worden afgevangen maar (nog) niet afgedekt worden in het nieuwe systeem;
  • technische onmogelijkheden in de periode na livegang, waardoor een juiste registratie nog niet volledig gefaciliteerd wordt;
  • extra werklast door conversieproblematiek.

Wat doen wij?

Wij ondersteunen ziekenhuizen bij de implementatie van een nieuwe EPD/ECD. Dit doen wij onder andere door het bieden van:

  • projectleiding en projectmedewerkers om ‘schoon over te gaan’ (lege DBC-werklijsten) naar het nieuwe EPD/ECD;
  • opleiding en voorlichting aan eindgebruikers in het gebruik van het nieuwe EPD/ECD;
  • projectadvies met als focus de registratie en financiële afhandeling van zorg (DBC-registratie);
  • projectleiding en projectmedewerkers om na go-live DBC-werklijsten te analyseren en zo snel mogelijk weg te werken;
  • floorsupport en helpdesk ter ondersteuning van eindgebruikers tijdens en direct na go-live.

Wij hebben ruime ervaring met de implementatie van nieuwe EPD’s van onder andere Chipsoft, Epic en Nexus. Neem voor meer informatie over onze diensten contact op met onderstaande consultants, zij staan je graag te woord.