Optimaliseren capaciteitsplanning

Optimaliseren capaciteitsplanning

Het vertalen van productiedoelstellingen en ambities naar een goede capaciteitsplanning is vaak voor iedere afdeling een uitdaging. Hoe sluit ik mijn capaciteit aan op de processen binnen de organisatie? Hoe kun je leidinggevenden en zorgprofessionals hier zoveel mogelijk bij betrekken? En welke data en tooling zijn hiervoor nodig? Wij trainen, ondersteunen en adviseren je hier graag in. Wij maken inzichtelijk aan welke knoppen je kunt draaien en wat de consequenties hiervan zijn op de inrichting van de capaciteiten.  

Een juiste inrichting van de capaciteiten binnen afdelingen is cruciaal voor een goede afstemming tussen zorgvraag en zorgaanbod (zorgprofessionals, ruimten en apparatuur). Op die manier lever je de zorg tijdig en in één keer goed, waarbij (schaarse) middelen optimaal worden ingezet. Een goede onderlinge afstemming tussen afdelingen is een voorwaarde voor integraal capaciteitsmanagement. In de praktijk blijkt dit echter niet makkelijk. Hoe zorg je voor de juiste capaciteitsberekeningen en -planningen? 

RIV-methode

Om inzicht te geven in capaciteiten, grip hierop te krijgen en er sturing aan te kunnen geven, hanteren wij de RIV-methode: Richten-Inrichten-Verrichten. De RIV-methodiek heeft in veel organisaties de toets van de praktijk doorstaan. In verschillende stappen komen capaciteitsadviseurs, managers, planners en zorgprofessionals gezamenlijk tot de juiste berekeningen en keuzes voor de inrichting en planning van zorg. Dit maakt de capaciteitsplanning overzichtelijk.

De basis is als volgt: 

  1. Richten: Hoeveel patiënten of verrichtingen worden voorspeld voor aankomend jaar of komende jaren (productiekaders), welke capaciteit kan daar tegenover worden gezet en welke logistieke kaders hanteren we? 
  2. Inrichten: De afdeling wordt ingericht op basis van de verwachte zorgvraag, de beschikbare capaciteit en logistieke kaders. Denk aan het ontwerpen van roosters van de zorgprofessionals, met bijbehorende roosterregels. Of het maken van planrasters met bijbehorende planregels om cliënten/patiënten op te plannen. Belangrijk hierbij is om het verloop van de zorgvraag door het jaar heen te analyseren en de inzet van de capaciteit hierop aan te passen. 
  3. Verrichten: De cliënten/patiënten worden daadwerkelijk ingepland of komen met spoed binnen. De zorg wordt geleverd waarbij zorgvraag en zorgaanbod op elkaar afgestemd zijn. Tijdens de uitvoering helpen vooraf gedefinieerde kritische procesindicatoren (KPI’s) de juiste signalen af te geven om gericht interventies uit te voeren, zoals een extra spreekuur openen of herhaalfrequentie analyseren en verbeteren. 

Capaciteitsplanning is zowel van toepassing in het ziekenhuis als in de langdurige zorg. Iedere afdeling binnen het ziekenhuis (poli, kliniek enzovoort) en iedere langdurige zorgsetting (geriatrische revalidatiezorg, eerstelijnsverblijf, dagbesteding enzovoort) heeft zijn eigen unieke logistieke uitdagingen. Dit vraagt om specifieke expertise. 

 

Wat kan Q-Consult betekenen?

Onze adviseurs helpen je met het formuleren van de juiste uitgangspunten en het nemen van de juiste stappen om tot een goede capaciteitsplanning en personele roostering te komen. Zo komt er grip op alle zorgprocessen. We ondersteunen vanuit een ad interimfunctie, adviesrol of projectleidersrol, door het doen van (data-)analyses of het ontwikkelen van (ziekenhuiseigen) tooling, het geven van veranderkundige begeleiding en door het opleiden en ontwikkelen van medewerkers. Naast onze expertise in (integraal) capaciteitsmanagement hebben wij jarenlange ervaring met het verwerken van grote hoeveelheden zorgdata, scenarioplanning en modellering. Deze ervaring zetten wij graag in om grootschalige analyses uit te voeren.