Integraal capaciteitsmanagement tijdens de coronacrisis Welke lessen kunnen we hieruit trekken?

Integraal capaciteitsmanagement tijdens de coronacrisis

Tijdens de coronacrisis heeft integraal capaciteitsmanagement in veel ziekenhuizen een vogelvlucht genomen. Meer dan ooit werd duidelijk hoe belangrijk het is om integraal de beschikbare capaciteiten inzichtelijk te hebben ten opzichte van de vraag. Nu de intensiteit van de crisis afneemt is het tijd om achter- en vooruit te kijken. Wat hebben we geleerd van de afgelopen periode? En wat nemen we mee in de toekomst?

Strategisch – tactisch – operationeel 

Tijdens de coronacrisis is in ziekenhuizen een crisisstructuur met crisisteam ingericht. In sneltreinvaart zijn op strategisch niveau keuzes gemaakt in de prioritering van patiënten die wel en niet gezien konden worden. Deze keuzes zijn gedeeld met de crisisteams en vertaald naar een inrichting van capaciteiten. Doordat de uitgangspunten en kaders zijn gesteld op strategisch niveau en vertaald naar tactisch niveau, konden er snel stappen worden gezet en ontstond er draagvlak in het ziekenhuis. 

In de reguliere bedrijfsvoering ontbreekt geregeld de tactische laag. Hierdoor worden kaders vanuit strategisch niveau niet doorvertaald en brandjes op operationeel niveau geblust. Door de inrichting van de crisisstructuur werd de tactische laag wel ingericht. Deze crisisstructuur bestond uit een vertegenwoordiging van verschillende disciplines binnen het ziekenhuis. Daardoor kon snel geschakeld worden en keuzes integraal op elkaar worden afgestemd. Wanneer de OK ging opschalen was de kliniek mee-overwogen in dit besluit, waardoor ook de capaciteit van de kliniek hierop aansloot. Op deze manier zijn opnamestops voorkomen en zijn OK’s niet afgezegd door een tekort aan capaciteit. De meerwaarde van een tactische laag, met een tactisch planningsoverleg, wordt op deze manier snel ervaren. Deze tactische vertaling van de kaders biedt op operationeel niveau duidelijkheid en zorgt dat er minder brandjes geblust hoeven worden. 

Regionale samenwerking

De urgentie, maar ook de knelpunten van regionale samenwerking werden tijdens de crisis nog beter zichtbaar. Hoeveel capaciteit heeft ieder ziekenhuis beschikbaar? Kunnen er patiënten worden overgeplaatst naar een ander ziekenhuis die nog wel IC-capaciteit heeft? Doordat de capaciteit in de piek van de crisis in veel ziekenhuizen nijpend was, was overplaatsing van patiënten essentieel om de capaciteit niet verder te belasten en de kwaliteit te kunnen behouden. Dit leverde voor ziekenhuizen ook dilemma’s op: als ziekenhuis heb je graag zelf het laatste bed beschikbaar voor een patiënt die zich wellicht op zeer korte termijn aandient, anders zit je met een probleem. Niet alleen de concurrerende prikkel bemoeilijkt de regionale samenwerking, ook vraagt het regionaal inzichtelijk maken van capaciteiten om veel handelingen.

Conclusie voor de toekomst 

De coronacrisis heeft het belang en het succes van de inrichting van een tactische laag, met een vertegenwoordiging vanuit verschillende disciplines uit het ziekenhuis, nogmaals benadrukt. Ook nu de reguliere bedrijfsvoering wordt opgestart is het voor een succesvolle inrichting van integraal capaciteitsmanagement cruciaal om de tactische laag stevig neer te zetten. 

De opgedane inzichten de afgelopen maanden wat betreft regionale samenwerking, lenen zich als een mooie springplank om deze samenwerking verder te bevorderen en knelpunten te ondervangen zodat integraal capaciteitsmanagement ook regionaal neergezet wordt. Het laagdrempelig regionaal inzichtelijk maken van de capaciteiten kan hierin een goede eerste stap zijn. 

Meer weten?

Meer weten over hoe je integraal capaciteitsmanagement vorm kunt geven binnen jouw ziekenhuis? Neem dan contact op met een van onze adviseurs.

Dit artikel is geschreven op basis van een tweetal intervisies met een gevarieerde groep ziekenhuizen op het thema integraal capaciteitsmanagement in de Coronacrisis.