Digitaal auditen: de oplossing tijdens corona

Digitaal auditen: de oplossing tijdens corona

De reguliere zorg is door de tweede COVID-19 golf opnieuw afgeschaald. Zorginstellingen zoeken creatief naar nieuwe manieren om kwaliteitsinstrumenten in te blijven zetten. In de praktijk merken wij dat zowel de zorginstellingen als de toezichthouders en certificeringsorganisaties positief zijn over digitaal auditen. Het vormt een goede manier om in coronatijd kwaliteitsbewustzijn te stimuleren, kwaliteit van zorg te monitoren en risico’s in kaart te brengen. Een digitale audit op afstand vraagt om een omschakeling in de voorbereiding en werkwijze tijdens de audit. Hoe doe je dit en wat zijn de belangrijkste punten om rekening mee te houden? In dit artikel zetten wij onze tips voor digitaal auditen op een rij.

1. Keuze online applicatie

Er zijn verschillende online applicaties beschikbaar voor digitale communicatie. Veel gebruikt zijn Zoom en Microsoft Teams, elk met hun eigen voor- en nadelen. Onderzoek welke applicatie in jouw organisatie gebruikt wordt. Vraag bij de afdeling ICT of (eventuele) digicoaches om tips en tricks in het gebruik van de applicatie.

2. Keuze doel en auditvorm

Een interne audit kan verschillende doelen hebben, zoals het stimuleren van het kwaliteitsdenken en bewustzijn van medewerkers of het in kaart brengen of werkafspraken worden nageleefd in de praktijk. Het is belangrijk om een goed afgebakend doel te hebben dat aansluit bij de digitale auditvorm. Niet alle auditvormen zijn ‘handig’ wanneer je een audit uitvoert op afstand. Auditvormen waarbij meekijken en observeren een belangrijk onderdeel zijn, kun je beter op locatie uitvoeren en zijn niet geschikt voor een digitale audit. Een themagerichte, waarderende of risicogerichte audit zijn het meest geschikt voor een audit op afstand.

Welke auditvorm gebruik je bij welk doel?

3. Goede en veilige verbinding

Tijdens een audit wordt vertrouwelijke informatie gedeeld. Zorg voor een beveiligde internetverbinding, zodat tijdens de audit alle informatie veilig met elkaar gedeeld kan worden. Ook kun je de digitale omgeving van het auditgesprek beveiligen met een wachtwoord (bijvoorbeeld in Zoom). Beeldbellen vraagt veel van een internetverbinding. Zorg daarom dat je een stabiele internetverbinding gebruikt. De opbrengst van je audit kan onvolledig zijn als één van de deelnemers of jijzelf tijdens het gesprek wegvalt of wanneer er veel vertraging op de lijn zit.

4. Begeleiden audit

Bij auditen op afstand is de voorbereiding extra belangrijk. Het vraagt onder andere meer planning en organisatie zodat de juiste mensen op het juiste moment klaarzitten achter hun scherm. Enkele aandachtspunten zijn:

  • Regel een moderator die aan de knoppen van de applicatie zit en telefonisch bereikbaar is om deelnemers te helpen met inloggen.
  • Spreek voordat je van start gaat regels met elkaar af.
  • Zorg dat alle deelnemers de camera aan hebben.
  • Maak gebruik van bijvoorbeeld Mentimeter of Google Jamboard om input op te halen bij alle deelnemers zodat je het gesprek erover aan kan gaan.
  • Digitaal is het lastiger een vraag aan een groep voor te leggen; stel vragen gericht aan een auditen.

5. Informeren auditees

Informeer vooraf alle auditees over de praktische zaken en het doel van de audit. Denk hierbij aan: uitleg over de applicatie inclusief de link en inloggegevens, digitale spelregels, hoe laat de deelnemers worden verwacht, hoe lang het gaat duren en benoemen van eventuele verschillen met een gebruikelijke audit. Is een andere voorbereiding gewenst of moeten ze bepaalde documenten bij zich hebben tijdens de audit? Benoem dit en stuur deze tijdig op.

6. Vooraf foto’s maken

Observeren tijdens een audit op afstand is lastig, maar niet onmogelijk! Wil je specifieke risico’s observeren, dan kun je aan één van de auditees vragen om voorafgaand aan de audit foto’s of video-opnames te maken en aan te leveren. Dit beeldmateriaal kan in de  audit gebruikt worden als onderwerp van gesprek. Denk hierbij aan het observeren van hygiënemaatregelen, medicatiebeheer en medische apparatuur.

7. Timemanagement

Houd er rekening mee dat het meer tijd kost voordat auditees klaar zijn om te beginnen. Mogelijk zijn er inlogproblemen of problemen met beeld en geluid. Reserveer hiervoor minimaal 5 minuten voorafgaand aan ieder gesprek, zodat je op tijd kunt beginnen. Plan daarnaast genoeg pauze en niet te lange blokken van gesprekken. Qua aandacht en concentratie vraagt auditen op afstand veel van zowel de auditor als de auditees. Het is aan te raden auditgesprekken maximaal één uur te laten duren.

8. Pauzes voor rapportage

De combinatie van vragen stellen en notuleren kan lastig zijn. Plan pauzes in zodat je je aantekeningen alvast globaal kan uitwerken.

9. Auditees in dezelfde ruimte

Als je meerdere auditees tegelijkertijd wil spreken die op locatie aanwezig zijn, dan is het handig om een vergaderruimte te regelen. Zorg dat in deze ruimte een microfoon en camera aanwezig zijn zodat de auditor alle aanwezigen goed kan zien en horen. Denk er daarnaast aan dat de ruimte groot genoeg is om 1,5 meter afstand te houden.

Wat kan Q-Consult voor jou betekenen?

Heb je hulp nodig bij auditen op afstand? Of loop je tegen specifieke problemen aan waar je ondersteuning bij kan gebruiken? Wij denken graag met je mee. Neem hiervoor contact op met de onderstaande consultants.